Användarguide

1. Snabbstart — i drift på 15 minuter

Tuxon är en AI-plattform för kundsidan av din verksamhet. Din AI svarar kunder på WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, webbplatswidgeten, SMS och e-post, bokar möten, tar emot beställningar och kan planera dina marknadsföringskampanjer — allt utifrån den kunskap du ger den.

1. Skapa ditt konto.

   Öppna appen och klicka på Starta gratis. Registrera dig med e-post och lösenord, eller använd Fortsätt med Google. Inget kreditkort krävs för provperioden.

2. Fyll i din företagsprofil.

   Vid första inloggningen guidas du genom onboarding: företagsnamn, verksamhetstyp, beskrivning, kontaktuppgifter, logotyp och policyer. Du kan ändra dem senare i Sidomeny → Configuration → Company Info.

3. Ge din AI en personlighet.

   Go to Configuration → AI Personality. Ange namn, ton, svarslängd och eventuella egna instruktioner så att svaren låter som ditt varumärke.

4. Ladda upp din kunskapsbas.

   Lägg till dina vanliga frågor, dokument (PDF/TXT/CSV), policyer eller innehåll från webbplatsen. AI:n använder Retrieval-Augmented Generation (RAG) för att svara korrekt utifrån ditt eget innehåll.

5. Koppla en kanal.

   Börja med Webbplatswidget (ingen granskning krävs) eller begär WhatsApp / Instagram / Facebook / Telegram / SMS / e-post under Configuration → Moduler. Vissa kanaler granskas och aktiveras av vårt team.

6. Bjud in ditt team.

   Go to Säkerhet → Användare och bjud in teammedlemmar som Ägare, Admin, Agent or Läsare.

7. Ta i drift och testa.

   Aktivera widgeten på din webbplats, skicka ett testmeddelande från en riktig kundtelefon eller från widgeten och se svaret komma in i Conversations → Chattar.

Inne i panelen

Allt finns i den vänstra sidomenyn. Huvudområdena är:

2. Dashboard i översikt

Sidan Overview Dashboard är ditt dagliga kommandocenter. Den uppdateras i realtid över en säker WebSocket-anslutning — ingen manuell uppdatering behövs.

KPI-kort

Agenttillgänglighet

Ställ in din status som Online / Offline / Busy / Away i sidhuvudet eller via växlaren i panelen. Hela teamet ser tillgänglighetsändringar direkt, så konversationer dirigeras bara till agenter som är tillgängliga.

Widgetar för möten och beställningar

Panelen visar dagens kommande möten och senaste aktivitet med färgkodade statusar (Pending, Confirmed, Completed…). Klicka på valfritt objekt för att gå direkt in i det.

3. Conversations och livechatt

Conversations samlar meddelanden från webbplatswidgeten, WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram och SMS i en inkorg under Sidomeny → Conversations → Chattar.

Chattlista

• Filtrera på status: Open, Closed, Archived.
• Filtrera på läge: AI Active, Human Takeover, AI Paused, Order In Progress.
• Filtrera på kanal: Widget, WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, SMS.
• Sök på besökarens namn, meddelandetext eller telefonnummer.
• Massåtgärder: markera flera chattar och stäng dem samtidigt.

Chattens detaljvy

Öppna valfri chatt för att se hela tråden med tidsstämplar och avsändaretiketter: besökare 👤, AI ⚡ och agent (initialer/avatar). Bilder och röstmeddelanden stöds — röstmeddelanden transkriberas automatiskt till text.

Chattlägen

Vad du kan göra i en chatt

När AI:n lämnar över till en människa

AI:n eskalerar automatiskt när kunden ber om en person, nämner utlösande ord (till exempel "speak to human", "manager", "refund"), när AI:ns säkerhet är låg eller sentimentanalysen upptäcker frustration. Eskalerade chattar visas under Needs Attention och utlös ett aviseringsljud så att inget missas.

Meddelandemallar och snabbsvar

Spara tid med återanvändbara svar i Conversations → Message Templates. Skapa namngivna mallar (t.ex. "Welcome Greeting", "Pricing FAQ") och organisera dem i kategorier (Greeting, Support, Sales). Agenter infogar dem med ett klick i chatten. Använd platshållare som {{customerName}} för att personalisera.

Autosvar (färdiga frågor och svar)

Definiera vanliga frågor med godkända svar. Agenter kan skicka ett förgodkänt svar direkt i stället för att skriva det. Hantera dem i Auto Responses-området.

Återkoppling

Kunder kan betygsätta varje AI-svar med 👍 / 👎 och lägga till rättelser. Gå igenom återkopplingen för att hitta svaga svar och förbättra din kunskapsbas — det är det snabbaste sättet att göra din AI smartare.

4. Kunder (CRM)

Sidan Kunder är ditt inbyggda CRM (Sidomeny → Kunder). Varje person som pratar med dig i någon kanal blir automatiskt en kontakt.

Kontaktprofil

• Uppgifter: namn, telefon, e-post, kundtyp (NEW / REGULAR / VIP / BLOCKED / INACTIVE), VIP-flagga, föredraget språk och tidszon.
• Taggar och anteckningar: segmentera kunder och lämna interna anteckningar.
• AI-sammanfattning: en automatiskt genererad sammanfattning av kundens historik och profil.
• Interaktionshistorik: totala antalet konversationer, beställningar, spenderat belopp och medelbetyg.
• Egna fält: lägg till egna fält för det som är viktigt för dig.

Vanliga åtgärder

• Starta en konversation med kontakten i valfri uppkopplad kanal.
• Visa ärenden / beställningar kopplat till kontakten.
• Skicka ett utskick — inkludera dem i en WhatsApp-/SMS-/e-postkampanj via taggar.
• Blockera / avblockera en kontakt för att stoppa dem från att skicka meddelanden till dig.

Importera kunder

Använd Configuration → Import Customers för att massladda upp din befintliga kundlista. Förbered en CSV med kolumnerna namn, telefon och/eller e-post, granska förhandsvisningen och bekräfta. Dubbletter matchas och slås samman automatiskt så att listan förblir ren.

5. Möten

Låt din AI boka möten åt dig. Kunder kan beskriva vad de behöver med egna ord, och AI:n kollar lediga tider, erbjuder tjänster och bokar — utan en människa.

Aktivera och ställ in

1. Aktivera modulen.

   Öppen Configuration → Moduler → Möten och slå på den.

2. Lägg till dina tjänster.

   Under Schemaläggning → Tjänster skapa tjänster med namn, beskrivning, varaktighet (minuter) och pris. AI:n erbjuder dem i bokningssamtal.

3. Ställ in bokningsregler.

   I inställningarna för Appointments-modulen anger du öppettider, buffert mellan möten, hur långt fram kunder får boka (max antal dagar), minsta framförhållning och din tidszon.

Så ser en bokningskonversation ut

Hantera möten (admin)

• Vyer: månadskalender, dagslinje eller tabellista.
• Filter: datumintervall, status, tjänst.
• Statusar: PENDING → CONFIRMED → COMPLETED (eller CANCELED / NO_SHOW).
• Manuell bokning: skapa ett möte åt en kund.
• Ombokning: ändra datum/tid — kunden meddelas automatiskt.

6. Beställningar

Byggt för e-handel, restauranger och butik: AI:n tar emot beställningar i samtalet och ditt team levererar dem via ett tydligt statusflöde.

Aktivera och ställ in

1. Aktivera modulen.

   Configuration → Moduler → Order Settings.

2. Lägg till dina produkter.

   Under Beställningar → Produkter lägg till namn, pris, reapris, kategori, bild, SKU, beredningstid och om den kan levereras.

3. Ställ in orderregler.

   Definiera leveranszoner och avgifter, accepterade betalsätt, betalning vid leverans, upphämtningsalternativ och slå på/av AI:ns orderhantering.

Statusflöde för beställningar

Hantera beställningar

• Beställningslista: filtrera på status och datumintervall, sök bland kunder.
• Beställningsdetaljer: artiklar, antal, summor, leveranssätt, betalningsstatus.
• Flytta status framåt i takt med att beställningen hanteras.
• Markera betald/obetald och följ betalning vid leverans.
• Avstämning: hitta beställningskonversationer som ännu inte har en registrerad beställning och konvertera dem med ett klick.

7. Ärenden

Ärenden gör komplexa frågor till strukturerade, spårbara uppgifter som kan spänna över flera konversationer och kräva uppföljning.

Skapa ett ärende

• Manuellt från Ärenden → Skapa ärende, or
• Direkt från valfri konversation (Skapa ärende ) — ärendet förblir kopplat till den ursprungliga chatten och sammanfattas automatiskt av AI:n.

Ärendefält

Arbeta med ett ärende

• Lägg till interna anteckningar — bara synligt för ditt team, aldrig för kunden.
• Följ -loggen över varje ändring.
• Använd AI-sammanfattning och kundens humör-analys för att snabbt förstå sammanhanget.
• Följ upp svarstid för att nå dina SLA:er.

8. Kanaler

Kanaler är sätten kunder når dig på. Koppla upp dem din publik använder — alla konversationer hamnar i samma inkorg.

Webbplatswidget

Widgeten är chattbubblan på din webbplats och kräver inget godkännande — du kan vara igång inom minuter.

1. Öppna modulen.

   Configuration → Moduler → Webbplatswidget.

2. Anpassa utseendet.

   Välj primärfärg, placering (nere till höger/vänster), startknappens ikon, hälsningsmeddelande och vilka fält du samlar in (namn, e-post, telefon).

3. Kopiera inbäddningskoden.

   Widgetskärmen visar en enda <script> kodavsnitt med din unika API-nyckel. Klistra in det precis före </body> på din webbplats.

4. Säkra kontot (rekommenderas).

   Lägg till din(a) domän(er) i listan över tillåtna domäner så att widgeten bara fungerar på din webbplats. Hantera eller rotera API-nycklar när som helst.

WhatsApp

Tvåvägsmeddelanden i kundens favoritkanal — med mallar, röstmeddelanden och utskick.

1. Begär integrationen.

   Configuration → Moduler → WhatsApp → begär med ditt WhatsApp Business-nummer. Vårt team granskar och aktiverar det.

2. Förbered mallar.

   För meddelanden utanför 24-timmarsfönstret kräver WhatsApp förgodkända mallar. Skapa dem under Broadcast → WhatsApp Broadcast → Mallar. De går igenom Metas granskning.

3. Ta i drift.

   När den är aktiv visas alla WhatsApp-meddelanden i din inkorg under Conversations. AI:n svarar automatiskt inom 24-timmarsfönstret med fria meddelanden och använder mallar utanför det.

• Röstmeddelanden transkriberas automatiskt så att AI:n och agenterna kan läsa och svara.
• Statusar visar väntande, skickade, levererade och lästa (när det finns).
• Misslyckade utskick försöks igen automatiskt med smart backoff.

Facebook Messenger

Koppla din Facebook-sida så att Messenger-chattar hamnar i din inkorg.

1. Ha följande redo: en Meta Developer App med produkten Messenger och en Facebook-sida du administrerar.
2. Begär aktivering under Configuration → Moduler → Facebook Messenger med din åtkomsttoken för sidan.
3. Vårt team registrerar webhooken och kopplar din sida. Meddelanden flödar sedan åt båda hållen med stöd för snabbsvar.

Instagram

Hantera Instagram Direct-meddelanden från samma inkorg med ditt Instagram Professional-konto.

1. Ha följande redo: ett Instagram Professional-konto (Business/Creator) kopplat till din Facebook-sida.
2. Begär aktivering under Configuration → Moduler → Instagram.
3. Vi kopplar upp den delade Meta-webhooken — Instagram-DM och konversationer från kommentarer börjar komma in i din inkorg.

Telegram

Koppla en Telegram-bot så att kunder kan chatta med dig i Telegram.

1. Skapa en bot med @BotFather i Telegram och kopiera dess token.
2. Begär aktivering under Configuration → Moduler → Telegram och klistra in bot-token.
3. Vårt team registrerar webhooken och din bot börjar svara dygnet runt.

SMS

Nå kunder som föredrar text. SMS-mallar, utskick och leveransspårning ingår. SMS-utskick drivs av en leverantör (Twilio/Plivo) som konfigureras av Tuxon-teamet.

• Begär SMS under Configuration → Moduler → SMS.
• Skapa återanvändbara SMS-mallar med {{variable}}-platshållare — skärmen förhandsvisar färdiga meddelanden och uppskattar kostnad/segment i realtid.
• Skicka enstaka meddelanden eller hela kampanjer från Broadcast-området.

E-post

Skicka HTML-kampanjer via e-post med spårning av öppningar och klick.

1. Begär e-poståtkomst under Configuration → Moduler → E-post med ditt avsändarnamn och verifierad avsändaradress.
2. Skapa mallar i e-postområdet — rika HTML-texter, ämnesrader och variabler, kategoriserade (Marketing, Transactional…).
3. Kör kampanjer med analys av leverans, öppningar och klick.

9. AI och kunskapsbas

Din AI är bara så bra som den kunskap och de instruktioner du ger den. Det här avsnittet handlar om att träna den väl.

Vad är RAG?

Tuxon använder Retrieval-Augmented Generation: när en kund ställer en fråga hittar systemet först de mest relevanta delarna av din kunskapsbas (semantisk sökning över embeddings) och använder sedan GPT-4 för att formulera ett korrekt svar utifrån det sammanhanget. Det gör att svaren håller sig till ditt innehåll.

Bygga din kunskapsbas

I kunskaps-/AI-området kan du:

• Ladda upp filer: PDF, TXT, CSV eller Markdown.
• Lägg till vanliga frågor: fråge-/svarspar.
• Importera från din webbplats via webbskrapning.
• Lägg till poster manuellt en i taget.
• Redigera, radera eller träna om vilket stycke som helst.

AI Personality (hur din AI pratar)

Under Configuration → AI Personality:

AI Assistant (innehållsgenerering)

I hela appen finns AI-hjälpare som skriver åt dig — företagsbeskrivningar, tjänster, policyer (återbetalning/garanti/avbokning), produktbeskrivningar och tonförslag. Klicka på AI-knappen vid ett fält som stöds för att skapa ett utkast, redigera och spara.

Stäng chattar automatiskt

Under Configuration → Auto-Close Chats styr du hur inaktiva konversationer avslutas automatiskt:

Konversationer som AI:n stängt markeras för granskning så att inget viktigt faller mellan stolarna.

AI-konsult

Consultant är din proaktiva affärsanalytiker. Den studerar dina data och visar prioriterade tips inom Growth, Operations, Strategy, Customer Experience, Revenue och Engagement — till exempel "Din svarstid är 45 min; aktivera AI-autosvar", eller "3 kunder frågade om priser i dag; lägg till det i din hälsning". Du kan chatta med den för att ställa frågor om din verksamhet och få vägledning. Markera tips som klara eller avvisa dem.

10. Broadcast-kampanjer

Nå många kunder samtidigt med kampanjer via WhatsApp, SMS eller e-post — byggda på dina kontakter och mallar.

Var du hittar det

Varje kanal har sitt eget utskicksområde under Sidomeny → Broadcast: WhatsApp Broadcast, SMS Broadcast och Email Broadcast, alla med Dashboard, Templates, New Campaign och History.

Skapa en kampanj

1. Välj din publik. Filtrera kontakter på typ (NEW / REGULAR / VIP), taggar, språk och datum för senaste kontakt. Skärmen visar publikens storlek (och kostnadsuppskattning).
2. Skriv ditt meddelande. Använd en mall eller låt AI:n skriva ett utkast utifrån ditt mål. För WhatsApp använder systemet fritt formulerade meddelanden inom 24-timmarsfönstret och en godkänd mall utanför det.
3. Granska och schemalägg. Kontrollera förhandsvisningen med riktiga variabler och skicka sedan direkt eller schemalägg. Meddelanden skickas i kontrollerade satser för att respektera hastighetsgränser.
4. Följ resultaten. Följ antal skickade / levererade / lästa / öppnade / klickade / misslyckade och leveransstatus per mottagare i kampanjpanelen och historiken.

11. Marknadsföringskampanjer

Planera marknadsföringen med AI. Tuxon undersöker din marknad, bygger strategin och skriver utkast för varje kanal — du granskar och godkänner innan något publiceras.

Slå på den

Aktivera modulen under Configuration → Moduler → Marknadsföring. Den visas sedan i sidomenyn som Marknadsföring, med fem områden: Dashboard, Kampanjer, Innehåll, Kalender och Kanaler.

Ställ in din varumärkesprofil (en gång)

På modulens inställningssida bekräftar du bransch, målgrupp, ton och mål — Tuxon fyller i dem från din företagsprofil, så det går oftast snabbt. Du kan också ange en månatlig AI-budget här om du vill ha ett utgiftstak.

Skapa en kampanj

1. Starta kampanjen. Ge den ett namn, mål, målgrupp och kanaler — eller välj en förvald mall (produktlansering, säsongserbjudande, tillkännagivande, återvinning, fortsätt publicera).
2. Kör flödet. Arbetsytan guidar genom fem steg — Research → Competitors → Strategy → Content → Quality check. Kör dem en i taget, eller tryck Kör alla: den fortsätter i bakgrunden, så du kan stänga sidan.
3. Granska och redigera. Research och Strategy går att redigera — justera positionering, budskap, pelare eller uppmaningen och spara. För att ändra ett stegs resultat kör du om det med en kort instruktion som "shorter" eller "focus on price".
4. Godkänn innehållet. Utkast visas under Innehåll för granskning. Öppna en för att läsa hela, kopiera texten, schemalägga den eller skapa en kreativ brief att ta med till ditt bild- eller videoverktyg.
5. Håll ordning. Kalender visar allt schemalagt per datum. När du själv har publicerat det markerar du posten som publicerad och klistra in länken till det publicerade inlägget så att kopplingen hålls.

12. Analys

Varje modul har sin egen analyspanel så att du alltid vet vad som fungerar.

Panelerna använder interaktiva diagram (linje, stapel, cirkel, area) med KPI-trendkort, filter och egna datumintervall. Du kan klicka i diagrammen för djupare nedbrytningar.

Exportera till Google Sheets

När du behöver rådata använder du Exportera till Google Sheets på sidorna för frågor och listor — Query Conversations, Query Appointments, Query Orders, Query Events, Kunder och Ärenden — för att skicka det du ser till ett kalkylark och sedan öppna det direkt i Google Sheets.

13. Företag och varumärke

Din företagsprofil ger AI:n affärskontext och visas i widgeten.

Company Info

Configuration → Company Info:

14. Temainställningar

Under Configuration → Theme Settings kan du styla om kontot så att det matchar ditt varumärke:

• Färger: välj en primär- och sekundärfärg, eller välj bland förvalda teman med liveförhandsvisning.
• Typsnitt: välj bland populära Google-typsnitt (Inter, Roboto, Poppins…).
• Widgetens utseende: ljust/mörkt läge och mobilvänligt som standard.

Ändringar slår igenom konsekvent i adminpanelen och i kundwidgeten.

15. Webbplatspopup (exit intent)

Fånga besökare som är på väg att lämna din webbplats med ett väl tajmat erbjudande.

1. Aktivera modulen under Configuration → Moduler → Website Popup.
2. Skriv popup-fönstret — rubrik, underrubrik och när den utlöses (lämnar sidan, bakåtknappen, muspekaren lämnar fönstret) plus eventuell fördröjning.
3. Lägg till erbjudandekort med produkt-/tjänstenamn, beskrivning, pris eller rabatt, bild och länk.

Följ visningar och klick i panelen för Website Popup för att se vad som konverterar.

16. Team och behörigheter

Roller

Användare

Under Säkerhet → Användare bjud in teammedlemmar via e-post, ange deras roll, visningsnamn och agenttillgänglighet, språk de talar och anteckningar. Ta bort eller ändra medlemmar när som helst.

Grupper (avancerade behörigheter)

För finare kontroll, använd Säkerhet → Grupper. En grupp definierar vilka resurser (chats, kontakter, möten, ärenden, kunskap, inställningar, fakturering…) en medlem kommer åt och vilka åtgärder (skapa, läsa, uppdatera, radera, hantera) de får utföra. Lägg medlemmar i grupper så ärver de behörigheterna.

Agenttillgänglighet

Varje agent kan ställa in Online / Offline / Busy / Away. Tillgängligheten synkas i realtid så att konversationer hanteras av dem som faktiskt är tillgängliga.

17. Fakturering och krediter

Tuxon är enkelt: du väljer en plan, och varje plan innehåller en månatlig kvot av AI-krediter. Utöver den betalar du efter användning. Allt finns under Sidomeny → Billing & Credits.

Så fungerar prissättningen

Dubbelt saldo

• Vanligt saldo: krediter du köper — löper aldrig ut.
• Användningskvot: den månatliga inkluderade krediten — löper ut i slutet av perioden.
• Användning dras från kvoten först och sedan från ditt vanliga saldo.

Vanliga uppgifter

• Fyll på krediter: Billing & Credits → Add Credits.
• Hantera moduler: aktivera eller avaktivera betalmoduler och se deras avgifter under Manage Modules.
• Följ användning: se AI-tokens, meddelanden och kostnader per tjänst, samt din saldohistorik, under Dashboard och Användning.
• Varningar vid lågt saldo: får du e-postvarningar när saldot går under tröskelvärdena så att tjänsten aldrig avbryts oväntat.

18. Säkerhet och konto

Tvåfaktorsautentisering (2FA)

Skydda ditt konto med en autentiseringsapp. Gå till Säkerhet → Two-Factor Authentication (eller din profil):

1. Starta installationen — en QR-kod och 8 engångsreservkoder visas.
2. Skanna QR-koden med Google Authenticator, Authy eller 1Password.
3. Ange den sexsiffriga koden för att bekräfta, och spara dina reservkoder på ett säkert ställe (de visas bara en gång).

Därefter anger du en kod från din app vid inloggning. Om du tappar bort telefonen använder du en reservkod.

Inloggning med Google

Du kan logga in med Google i stället för lösenord. Om e-postadressen redan finns i ditt konto kopplas Google-inloggningen till samma konto — sedan kan du använda vilken metod du vill.

Profil

Sidomeny → Profil visar ditt namn, din e-post, roll, projekt och 2FA-status. Hantera din avatar och dina personuppgifter här.

API-nycklar och widgeten

Webbplatswidgeten autentiseras med unika API-nycklar, och du kan begränsa vilka domäner som får ladda widgeten. Rotera eller återkalla nycklar i Widget-modulen om de skulle läcka.

19. Mobilapp

Ta med supportteamet överallt. Tuxon-appen (iOS och Android) speglar webbpanelen med chatt, möten, beställningar, ärenden och kontakter i realtid.

Aviseringar

Appen använder pushnotiser för nya meddelanden, tilldelade konversationer, påminnelser om möten och orderuppdateringar. En tryckning på en notis öppnar rätt konversation — även om appen är stängd.

20. Vanliga frågor och felsökning